Zelf boekhouden zzp

Je bent een eigen onderneming gestart, of overweegt die te starten. Vooral bij eenmanszaken speelt de afweging tussen zelf boekhouden en uitbesteden heel sterk. Maar ook zzp boekhouding kan snel ingewikkeld worden. Denk aan verschillende regelingen bij het maken van bedrijfskosten als inkoop buitenland, auto van de zaak, of gemengde kosten, die zowel op omzetbelasting (btw) als inkomstenbelasting (ib), vaak verschillende regels kennen. Dus moet je nou zelf Excel boekhouden, heb je boekhoud software nodig, of kun je beter naar een zzp boekhouder zoeken? En wat kost het om je zzp boekhouding uit te besteden aan een boekhouder?

Voordat wij verder gaan, moet het wel duidelijk zijn wat boekhouding inhoudt en dus, bij eventueel uitbesteden daarvan, welk gedeelte van je administratieve taken wordt uitbesteed.

Boekhouding is een financiële administratie van een onderneming of persoon én hiermee onderdeel van je bedrijfsadministratie. Om het nog wat verder te verduidelijken vind je hieronder een opsomming van de zaken die onder je boekhouding vallen en van zaken die onder je administratie vallen.

Onderdelen financiële administratie (boekhouding)

•         Verkoopfacturen
•         Offertes
•         Inkoopfacturen en bonnetjes
•         Bankmutaties (zakelijke banktransacties)
•         Kasboek (mits van toepassing)
•         Jaarrekeningen
•         Belastingaangiftes

Onderdelen van de administratie

•         Financiële administratie (de boekhouding)
•         Gegevens van klanten en leveranciers
•         Ritten administratie
•         Urenregistratie
•         Zakelijke correspondentie en e-mail
•         Algemene voorwaarden
•         Privacyverklaring
•         Contracten
•         Inloggegevens voor alle zakelijke accounts
•         Etc.

Voor en nadelen van zelf boekhouden

Als je zelf een beetje thuis bent in boekhouding, kun je het zeker prima zelf doen. Ook hoef je eigenlijk geen ingewikkelde software pakketten aan te schaffen voor je boekhouding. Ongeacht de hoeveelheid verkoopfacturen, bij weinig of niet ingewikkeld inkopen, kun je het prima binnen Excel redden. Je moet echter wel telkens handmatig een factuur aanmaken (vanuit een template bijv.). Deze moet wel aan de wettelijke factuureisen voldoen en dus o.a. een eigen (opvolgende) nummer krijgen en van verzend- en betaaldatum zijn voorzien. Ervaring leert daarom, dat als je meerdere facturen per maand verstuurt, het nogal arbeidsintensief kan zijn én de fout in factuurnummers en/of datum al snel is gemaakt. Dan moeten de gegevens dusdanig worden vastgelegd, dat je achteraf gemakkelijk de af te dragen/te vorderen btw kunt uitrekenen, een winst en verliesrekening en balans kunt opstellen. Bij afschrijvingen (investeringen van boven €450 ex btw) heb je weer met een extra lijst te maken, namelijk de activastaat. En niet te vergeten, je moet snel kunnen zien welke facturen (zowel verkoop als inkoop) al zijn betaald en welke nog voldaan moeten worden.

Boekhoudsoftware biedt natuurlijk alle mogelijkheden om de eerder genoemde zaken te tackelen. Natuurlijk kan het wel als ingewikkeld worden ervaren én de licenties worden tegenwoordig als SaaS (Software as a Service) verkocht, waarvoor een maandelijkse betaling wordt gevraagd. De kosten hiervan kunnen sterk uiteenlopen, beginnend zo laag als €5p.m. tot wel een paar tientjes per maand. De prijs hangt natuurlijk af van de functionaliteit, maar boekhoudsoftware met voldoende functionaliteit voor een zzp’er komt al gauw uit op €20 á €40 per maand.

Ga je met boekhoudsoftware werken, is het wel belangrijk dat je er een kiest die niet alleen qua prijs, maar ook functionaliteit, overzicht en gebruiksgemak op jouw wensen aansluit. Zo kun je kijken op welke wijze de inkoopfacturen moeten worden verwerkt, of er koppeling mogelijk is met jouw bank en of er andere functies aan vast zitten die handig zijn, zoals het (automatisch)verzenden van herinneringen bijv. Ook is het handig, als de aanbieder de mogelijkheid biedt de software met andere programma’s en portals (je webshop bijv.) te koppelen. En niet vergeten, dar er een aparte mogelijkheid tot inzage aan boekhoudkantoren wordt geboden, mocht je die in de toekomst toch in willen schakelen.

Samengevat, bij een zeer kleine administratie met weinig inkoop en bijna geen zaken op balans, is het zeker prima in Excel te doen. Ben je een Excel goeroe? Dan kun je waarschijnlijk een iets ingewikkeldere administratie in Excel afhandelen. Echter, van origine is Excel een rapportagetool en niet zo zeer een database-tool. Kans op fouten, gebrek aan overzicht etc. is daarom aanzienlijk. Boekhoudsoftware biedt hier wel een uitkomst. Deze moet je wel goed begrijpen en kunnen bedienen. Software die je wel aanschaft, maar vervolgens niet correct, of zelfs helemaal niet gebruikt, heeft natuurlijk geen zin. Voordeel is wel dat je alles zelf in de hand hebt én de kosten van evt. uitbesteding in je zak steekt. Nadeel is dat een gemiddelde ondernemer c.a. 2 dagen per maand bezig is met zijn administratie. Dat is meer dan 190u per jaar wat een ondernemer besteed aan het verwerken van financiële gegevens en het verdiepen in de informatie rondom de verwerking, zoals de werking van evt. programma, belastingregelingen die op hem/haar van toepassing zijn en andere zaken rondom de boekhouding die niet zo zeer met de onderneming zelf te maken hebben.

Boekhouder voor zzp’ers

Natuurlijk is het mogelijk om de boekhouding uit te besteden. Verschil wat voor de hand ligt, is het feit dat de dienstverlener hier een bedrag voor rekent. Er zijn verschillende vormen van samenwerking, en prijzen hiervoor lopen ook weer uiteen. Zo is het belangrijk om goed af te spreken, welke delen van de administratie daadwerkelijk bij de boekhouder komen te liggen en welke delen de ondernemer zelf gaan uitvoeren. Wat je als ondernemer in ieder geval zelf moet (willen) doen is het verzenden van je eigen facturen en zelf de betalingen verrichten.

Dan is nog de vraag, hoe de samenwerking uit komt te zien. Ga je als ondernemer zelf software aanschaffen en toegang aan de boekhouder verlenen, gaat jouw dienstverlener je de software verschaffen, of kom je een keer per kwartaal met een (spreekwoordelijke) schoenendoos vol met bonnetjes en andere documenten die verder handmatig moeten worden verwerkt? Natuurlijk al deze opties (en varianten tussenin) hebben zo hun invloed op de prijs én hoeverre jij zelf controle hebt over je cijfers, of inzage hebt in het tussentijds resultaat. Ook is het van belang, of je een langere overeenkomst met je dienstverlener aangaat, of wordt er aan de hand van (telkens) eenmalige opdrachten gewerkt. Bijv. 4 opdrachten tot het bijwerken van administratie en doen van aangifte btw en 1 opdracht voor het samenstellen van de jaarcijfers en doen van aangifte inkomstenbelasting. Bij langere contracten is er meer zekerheid wat betreft de samenwerking en kan het gunstiger uitvallen. Omdat er vele vormen van samenwerking bestaan én niet iedere boekhouder hetzelfde uurtarief rekent, lopen de kosten sterk uiteen en kan een zzp’er zo tussen de €500 en €1800 ex btw per jaar kwijt zijn aan de diensten van een boekhouder. 

Door slimme it oplossingen die onze werkprocessen vereenvoudigen, kunnen wij onze diensten zeer efficient aanbieden. Benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem vrijblijvend contact met ons op.