Factuureisen
Ben je verplicht te factureren dan stuur je een factuur voor de geleverde producten en/of diensten. Hieronder staan alle factuureisen op een rij.
De 12 factuureisen:
Je factuur moet minimaal aan onderstaande eisen voldoen.
- Je volledige (bedrijfs)naam en die van de afnemer van je product of dienst. Als je handelsnaam samen met je adres en woonplaats bij de KvK is geregistreerd kun je ook je handelsnaam gebruiken i.p.v. je volledige (bedrijfs)naam.
- Je volledige adres en het volledige adres van de afnemer. Het gaat hier om het volledige adres waar je onderneming gevestigd is zoals bekend bij de KvK. Hier kun je dus niet alleen een postbusnummer vermelden.
- Je btw-identificatienummer. Dit is het nummer met NL ervoor. Let op! Eenmanszaken hebben een ob-nummer en een btw-identificatienummer. Ob-nummer is op de bsn van eigenaar gebaseerd en uitsluitend bedoeld voor communicatie met de belastingdienst (niet de afnemer).
- Ben je bij de KvK ingeschreven? Dan vermeld je ook je KvK nummer.
- De datum. Het gaat hier om de datum dat de factuur is verstuurd dus niet automatisch de datum waarop het product of de dienst is geleverd.
- Het factuurnummer. Hiervoor is het handig om opeenvolgende nummers te gebruiken die dus over al je klanten gaan. Een factuurnummer mag namelijk niet meer dan één keer voorkomen.
- Lever je goederen? Benoem dan hoeveel goederen je hebt geleverd.
- Lever je diensten i.p.v. goederen? Dan zet je op de factuur wat voor dienst je hebt geleverd en de grootte hiervan. Dit is bijvoorbeeld de duur van je geleverde dienst of de daadwerkelijke afmetingen van je dienst.
- De datum waarop je de goederen of diensten hebt geleverd. Dit kan dus afwijken van het factuurnummer.
- De prijs van je geleverde dienst of product. Dit is eerst exclusief btw. Reken je met verschillende btw tarieven? Dan zet je de aparte bedragen op de factuur.
- Het btw-tarief. Dit is dus niet het btw-bedrag maar gaat om de letterlijke procenten (0, 9 of 21%).
- Het btw-bedrag. Hier gaat het dus wel om het geld. Dit is het bedrag wat aan btw betaald moet worden volgens de berekening met je benoemde btw-tarief.
Wanneer hoeft je factuur niet te voldoen aan alle eisen?
Maak je gebruik van de KOR of gaat het om een ‘vereenvoudigde factuur’? Dan hoef je niet te voldoen aan de 12 bovengenoemde eisen.
Factureren met de KOR
Als ondernemer binnen de KOR bereken je geen btw aan je klanten en draag je zelf ook geen btw af aan de belastingdienst. Je hoeft dan ook geen factuur te sturen. Dit mag wel. In dat geval zet je er duidelijk op dat het gaat om een vrijstelling van de btw.
Factureren met vereenvoudigde facturen.
Is het bedrag lager dan €100,- inclusief btw? Of is de factuur die je wil sturen een wijziging van de oorspronkelijke factuur? Dan mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Op zo’n factuur hoeven maar 5 van de bovengenoemde eisen te staan:
- De factuurdatum.
- Je naam en adres gegevens zoals hierboven beschreven.
- Om welke goederen of diensten het gaat.
- Het btw-bedrag (en tarief).
- Als het gaat om een factuur wijziging dan zet je er ook nog een verwijzing van de oorspronkelijke factuur op.